Série COVID-19: Astuces pour mieux gérer votre équipe tout en travaillant à distance

COVID-19 a imposé une nouvelle réalité, le travail à distance. Le simple fait de constituer une équipe pour travailler à distance est un défi en soi, que ce soit sur le plan technologique ou pour gérer les tâches quotidiennes et hebdomadaires. Vous êtes un gestionnaire qui cherche à construire une meilleure façon de travailler à distance avec votre équipe? Est-ce la première fois que vous devez travailler à domicile et avez-vous du mal à garder vos équipes efficaces? Alors, cet article est pour vous.

Amener votre équipe à rester en contact et à rester productif est un défi similaire, que vous travailliez physiquement sur le même lieu de travail ou à distance. La façon dont vous travaillez et connectez avec votre équipe est ce qui fera de chacun de vos employés le meilleur dans ce qu’ils font. Le travail à distance demande un ensemble de compétences qui sera essentiel à développer dans les années à venir. Voyez les changements apportés par COVID-19 comme un test et essayez ces différents conseils pour voir comment ils fonctionnent pour vous.

Essayez ces conseils qui proviennent de l’expérience que j’ai acquise au fil des ans et faites-moi savoir si et comment ils ont travaillé pour vous comme ils l’ont fait pour moi. N’oubliez pas que chaque organisation est unique, alors soyez flexible et voyez ce qui fonctionne pour vous et adaptez-vous au besoin.

1. Établissez des objectifs journaliers et hebdomadaires

Plus que jamais, se fixer des objectifs quotidiens est incontournable. Les gestionnaires et les employés qui réussissent comprennent que sans petits objectifs quotidiens, ils seront démotivés; le succès deviendra à son tour difficile.

Voici une méthode que je recommande et qui est utilisée par d’innombrables milliers de personnes dans le monde. Pour tous ceux qui l’ont essayé, les effets ont été incroyables:

• Chaque matin, prenez un stylo et un morceau de papier et notez vos 5 principaux objectifs ou tâches pour terminer d’ici la fin de la journée.
  • Écrivez-les au présent positif.
  • N’oubliez pas de fixer une date limite pour chaque objectif ou tâche.
• Repensez aux tâches qui n’ont pas été accomplies la veille et ajoutez-les à la nouvelle liste de jours.

Si vous gérez plusieurs équipes, vous n’aurez peut-être pas le temps de les rencontrer quotidiennement, mais assurez-vous d’organiser votre semaine pour rester en contact avec chaque équipe. Assurez-vous qu’ils soient guidés et qu’ils savent ce que vous vous attendez d’eux. Certains de vos employés sont plus autonomes que d’autres et auront besoin de moins de conseils, tandis que d’autres ont besoin d’un plan d’action plus détaillé. C’est votre rôle de coach de déterminer où investir vos priorités et vos efforts.

2. Restez en contact avec votre équipe au besoin et, si vous le pouvez, quotidiennement

Une astuce que j’ai pratiqué avec mon équipe est d’organiser une conférence téléphonique quotidienne au début de la journée. Différentes personnes ont des horaires de travail différents. Organisez une conférence téléphonique 30 minutes après que votre dernier employé a commencé à travailler. Cela donnera à chacun suffisamment de temps pour se préparer à la conférence téléphonique.

Quelle est la meilleure façon de structurer cela? Avez-vous déjà essayé de gérer vos équipes avec une approche SCRUM? SCRUM est une façon de travailler qui aide les équipes à travailler ensemble et en synchronisation.

Suivez ces étapes:

• Chaque employé doit se préparer à l’appel – demandez à chaque employé de préparer sa liste d’objectifs et de Tâches de la journée
• Organisez une réunion via Skype, WebEx ou Zoom. Il n’est pas nécessaire d’utiliser l’appareil photo.
• Une fois que tout le monde est en communication, vous devez diriger.
  • Commencez par dire à vos employés quelles sont vos priorités de la journée. Cela donnera le ton.
  • Appelez ensuite chaque employé par son nom, l’un après l’autre, et demandez-lui quelles sont ses priorités.
  • Assurez-vous de leur demander de travailler ensemble chaque fois que vous voyez qu’ils dépendent pour accomplir une tâche.
• Terminez l’appel en reprenant la conversation et en leur souhaitant une bonne journée.
• Après l’appel, faites une liste de toutes les tâches les plus importantes qui doivent être accomplies pour la journée. Il n’est pas nécessaire de les énumérer tous, vous vous perdrez dans les détails.

Au fur et à mesure que vous organisez régulièrement ces réunions, vos employés apprendront à se préparer et à devenir plus efficaces. Ils vous remercieront de les avoir aidés à s’organiser et à établir des priorités car ce sont des compétences essentielles à apprendre.

3. Organisez vos réunions d’affaires à l’avance

N’oubliez pas que vous n’êtes pas le seul à travailler à distance. Vous pouvez avoir différents appels avec d’autres équipes ou équipes de projet. Vous devez vous assurer que vous êtes bien préparé et prêt à diriger.

Si vous dirigez un groupe de travail ou une conférence téléphonique, il sera plus efficace d’avoir un ordre du jour clair. Les membres doivent savoir que les questions traitées lors de la réunion seront pertinentes pour eux et qu’ils pourront discuter des questions qui sont importantes pour eux.

Rappelez-vous:

• Écrivez un ordre du jour avec des temps approximatifs pour combien de temps chaque élément prendra. Réfléchissez à ce que la réunion ressentira pour les participants.
• Ne mettez pas trop de choses sur un seul agenda.
• Si vous avez beaucoup d’informations à présenter, impliquez plusieurs personnes différentes. Décidez qui vous devrez intervenir pour chaque sujet à l’ordre du jour. Travaillez avec eux à l’avance pour vous assurer qu’ils sont prêts pour la réunion.
• Laissez suffisamment de temps pour la discussion.
• Assurez-vous que la discussion a un but. Cela aide s’il y a quelque chose que vous voulez que les membres décident, vous conseillent, planifient ou vous aident.
• Il est inutile de prendre des décisions à moins que vous n’ayez l’intention de les mettre en œuvre. Qu’impliquera la mise en œuvre des décisions? Laissez du temps à la réunion pour discuter des plans de mise en œuvre et pour identifier qui sera responsable de quoi.
• Pour des informations plus détaillées, veuillez consulter cet article intéressant sur Comment organiser des réunions. Voici le lien à cliquer: Organizing meetings – University and College Union, UK. (Article disponible en anglais seulement)

4. Tendez la main à intervalles réguliers pendant la journée

N’oubliez pas que lorsque nous travaillons dans un bureau, les employés ont tendance à tendre la main lorsque vous passez à côté d’eux. Cette habitude a maintenant disparu et vous devez créer une nouvelle approche. Il est important de rester connecté régulièrement.

Vous connaissez vos employés et comment ils fonctionnent. Certains d’entre eux sont plutôt du type «Résultat» et auront besoin d’espace pour effectuer et réaliser leurs tâches. Ils n’ont évidemment pas besoin d’être micro-gérés. Mais soyons réalistes, les autres membres de votre équipe auront besoin d’un peu plus d’attention et de motivation.

Voici quelques astuces:

• Appelez-les pour faire le suivi de certaines des tâches sur lesquelles ils travaillent
• Demandez-leur s’ils ont besoin d’aide et ce qui fonctionne bien pour eux
• Demandez-leur de diriger et laissez-les prendre leurs propres décisions. Ne prenez pas les décisions pour eux.
• Renforcer les succès et les comportements qui les font atteindre leurs objectifs
• S’ils n’ont pas de bonnes habitudes immédiates, ne vous en faites pas. Donnez-leur du coaching et des conseils sur la façon dont cela fonctionne pour vous et voyez-les grandir!

5. Clôturez votre journée

Les gens ont tendance à être plus motivés lorsqu’ils remarquent tout ce qu’ils ont accompli. Bien qu’être physiquement dans le même lieu permet de généralement assurer un meilleur suivi, il s’agit davantage de créer des habitudes positives et régulières que d’être présent dans le même espace de travail.

Tout comme la téléconférence d’équipe que vous préparez chaque matin, tenez une conférence téléphonique pour clore la journée. Encore une fois, suivez ces étapes:

• Chaque employé doit se préparer à l’appel. Informez-les qu’ils devront confirmer les tâches qu’ils ont accomplies.
• Encore une fois, organisez une réunion via Skype, WebEx ou Zoom.
• Une fois que tout le monde est en communication, vous devez montrer la voie et:
  • Dites-leur ce que vous avez accompli. Cela donnera le ton.
  • Après, appelez chaque employé par son nom, l’un après l’autre, et demandez-lui de le mettre à jour sur ce qu’il a accompli. Pas besoin d’entrer dans les détails. S’il y a des tâches qui n’ont pas été finalisées, demandez-leur si elles ont besoin de l’aide d’un membre de l’équipe.
• Une fois que tous vos employés ont parlé, félicitez-les pour une journée bien remplie. Soyez personnel et précis sur ce dont vous les félicitez.
• Terminez l’appel en les remerciant pour leur travail acharné et en leur souhaitant une excellente soirée.

Conclusion

En conclusion, soyez prêt. Cette nouvelle tendance du travail à distance pourrait bien devenir quelque chose qui deviendra permanente. Les scientifiques disent maintenant que cela deviendra plus fréquent et que ces types de virus auront plus d’impact au fil des ans. Travailler à distance avec votre équipe sera une nouvelle compétence non technique que vous et votre équipe devez acquérir.

Vous souhaitez des conseils et un coaching pour voir comment vous pouvez mettre en œuvre au mieux une approche avec votre équipe? Contactez-nous à info@connectiviti.com et mentionner les mots ‘’ coaching sur le travail à distance ’’ dans le titre.

Encore une fois, merci d’avoir lu notre article et d’avoir fourni des commentaires.

Je vous souhaite beaucoup de succès dans la gestion de vos équipes à distance.

Stefan

Connectiviti – Pour un changement conscient