Conseils pratiques pour concevoir et dispenser une formation

Combien de fois avez-vous vu des projets retardés parce que l’équipe de projet avait sous-estimé les efforts requis pour concevoir et livrer une solution de formation?

Cela impacte le projet, peut entraîner des retards non négligeables, ce qui occasionnera des dizaines de milliers de dollars en coûts additionnels à l’organisation. Dans cet article, nous aimerions apporter une nouvelle perspective sur la façon dont vous pouvez réduire ces risques, retards et coûts en appliquant une approche simple et efficace en 3 étapes.

Une approche simple en 3 étapes

Il ne fait aucun doute que la formation est une composante très importante de la gestion du changement lorsqu’il s’agit de préparer les gens au changement et de les aider à acquérir les compétences nécessaires pour effectuer leur travail différemment. La question qui revient toujours est « Par où commencer? » ou « Quelle est la première étape que je dois franchir dans l’élaboration d’un plan de formation ? »

Ce n’est pas une question piège, mais… vous pensez vraiment que la réponse est trop simple pour être vraie? C’est aussi simple que ça!

Vous devrez déterminer SI vous avez besoin d’un plan de formation. Contrairement aux croyances populaires, tous les changements organisationnels n’en nécessitent pas un. Alors vous pouvez demander ‘’Mais comment puis-je déterminer si mon initiative a besoin d’un plan de formation ou non ?’’

Passons ensemble à l’approche en 3 étapes.

Principes directeurs de la formation

Maintenant que vous savez si vous devez développer un plan et du matériel de formation, nous aimerions partager quelques conseils pratiques qui peuvent être une question de « ça passe ou ça casse » lorsqu’il s’agit de construire un plan de formation et de fournir du contenu de formation. Appelons-les « Principes directeurs de la formation ». Ces principes directeurs proviennent de plus de 15 ans d’expérience en formation, et j’espère qu’ils vous seront utiles.

Tenez compte de ces principes directeurs, quelle que soit la méthode de prestation (c.-à-d. virtuelle, en personne ou hybride) :

• Impliquer des experts en formation, dans la mesure du possible – Existe-t-il un service interne d’apprentissage et de développement ou de formation ? Discutez avec eux avant de commencer à définir vos activités de formation pour voir s’ils doivent être impliqués dans le processus et déterminer quel serait leur rôle.
• Tenez compte des différents niveaux de CCH au sein de vos groupes de parties prenantes – Ne présumez jamais que votre public sait déjà tout. En d’autres termes, vous devez examiner l’écart CCH (connaissances, compétences et habiletés) de vos parties prenantes concernées. Ne basez pas vos CCH sur vos propres besoins ou sur les besoins de l’équipe de projet, car vous êtes tous activement impliqués et très probablement trop bien informés sur le changement. Allez-y et faites votre propre enquête!
• Planifier piloter votre formation – Prévoyez suffisamment de temps pour piloter votre formation, solliciter des commentaires et modifier la formation avant de la déployer.
• Impliquer un expert contenu pour créer votre formation – Vous avez toujours besoin de l’aide d’un expert en la matière (quelqu’un qui connaît le nouveau système, processus, politique, etc.) pour créer des formations axées sur les besoins. Vous devez vous assurer que vous ayez accès à cet expert lors de la conception et de la diffusion du matériel de formation.
• Évaluer le contenu et la prestation de la formation – L’évaluation de la formation est très importante. Le meilleur moment pour obtenir plus de réponses à votre enquête d’évaluation de la formation est immédiatement après la fin de votre session de formation. Cela s’applique à la fois à la formation dirigée par un instructeur et à l’autoformation.
• Construire un calendrier qui tient compte des opérations commerciales des parties prenantes – Certaines organisations ont des périodes de non-publication pendant lesquelles la formation n’est pas recommandée, et cela est généralement dû à des considérations opérationnelles. Par exemple, une entreprise de services postaux peut être très occupée en décembre en raison du volume de cadeaux des fêtes à livrer.
• Créez le contenu lorsque l’application est presque prête – Pour une formation sur une technologie ou un système, vous devrez prendre des captures d’écran pour créer des documents pratiques et d’autres supports de formation. Assurez-vous que le système est suffisamment stable et dans sa phase finale de développement, car vous ne souhaitez pas utiliser de captures d’écran obsolètes.
• Facteur d’un traducteur pour les organisations multilingues – Si vos employés ou utilisateurs sont bilingues ou multilingues, vous devrez tenir compte du temps de traduction et de la logistique dans votre planification. Vous devriez envisager de compléter le développement du matériel de formation au moyen d’une approche agile et itérative, ce qui contribuera à économiser du temps et des coûts de projet.
• Mener les sessions de formation le plus près possible de la date de déploiement du projet – formation juste avant le déploiement, car si vous formez les employés à l’utilisation d’une nouvelle technologie 2 mois avant la mise en service, il y a de fortes chances qu’ils aient oublié la majeure partie de la formation. Cela les obligera à être formés une fois de plus, ce qui causera beaucoup de frustration. Les dirigeants s’attendent à ce que le temps de leurs employés soit pris en compte afin que les activités opérationnelles régulières soient peu ou pas du tout affectées.
• Planifier une formation de mise à niveau – Essayez de compléter vos activités de formation avec une formation juste à temps. Lorsqu’on souhaite utiliser les connaissances récemment acquises lors de la formation, un rappel souvent sera très utile.

Conseils supplémentaires pour la formation virtuelle

La plupart d’entre nous avons connu de nombreux changements sur la façon et le lieu de travail en raison de la pandémie et des directives de la santé publique. Puisque nous organisons maintenant beaucoup plus de sessions de formation virtuelles qu’avant la pandémie, nous avons donc pensé que vous bénéficieriez d’une section supplémentaire pour parler des meilleures pratiques et les principes directeurs concernant les sessions de formation virtuelles.

Voici quelques conseils ou principes directeurs qui peuvent vous aider lors de la conception et de la prestation d’une formation virtuelle :

• Les apprenants perdent leur concentration plus rapidement dans un environnement virtuel – La longueur de chaque module doit être plus courte s’il est dispensé virtuellement. Si dans une classe, la durée d’attention ne dépasse pas 40 minutes, imaginez en mode virtuel. Envisagez de changer le rythme en incluant des exercices nécessitant une plus grande participation des apprenants.
• Utilisez de nombreux énergisants et brise-glaces – S’asseoir derrière un ordinateur pour une formation n’est pas facile et les apprenants perdent beaucoup plus facilement leur attention. Assurez-vous de planifier des moments d’interaction et des discussions régulières avec vos apprenants. Utilisez des brise-glaces et des moments énergisants qui aideront à stimuler leur participation active.
• Planifier des heures de bureau virtuel – Créez des sessions virtuelles sans rendez-vous pour donner aux participants la possibilité de poser des questions. Il s’agit du temps que le participant aurait normalement avec les animateurs lors d’une séance en personne pour poser des questions. Vous devez essayer de créer une expérience similaire aux sessions en classe.
• Encouragez la participation en utilisant la caméra pendant la session de formation – Utilisez des plateformes de formation qui ont une option de participation vidéo et encouragez les apprenants ouvrir leur caméra.

En quelques mots

Nous avons couvert pas mal de terrain dans cet article. Nous avons pensé qu’il était essentiel d’apporter une perspective rafraîchissante sur la façon d’améliorer l’analyse, la planification et l’exécution de la formation.

En guise de rappel, la formation est le moment où vous créez potentiellement le plus grand impact sur l’expérience utilisateur. C’est également là que vous pouvez voir le plus de retards sur vos projets sans tenir compte des problèmes techniques et des impacts monétaires.

Assurez-vous de planifier bien à l’avance afin d’avoir suffisamment de temps pour concevoir, tester et ajuster le contenu que vous avez développé. Vous devez également prendre en considération, lors de votre planification, que comme il y a de plus en plus de projets mis en œuvre de manière Agile, vous n’aurez peut-être pas beaucoup de temps entre chaque version pour développer le contenu. Restez simple et concis. Visez le résultat !

Vous cherchez des conseils et un coaching pour voir comment vous pouvez mettre en œuvre au mieux une approche avec votre équipe ? Rejoignez-nous sur info@connectiviti.com

Saeed
Associé et conseiller stratégique
Connectiviti – Repenser. Décider. Innover. pour Faire arriver le changement.