Comment bâtir des communications de projet percutantes

Par Stefan Achard 15 février 2022

Se concentrer sur le message approprié et sur le timing et le ton parfaits semblent entraver le mouvement des cœurs et des esprits vers des changements organisationnels positifs. Au lieu de répondre aux préoccupations des gens et de faire appel à leurs aspirations, de nombreux dirigeants et communicateurs se laissent prendre dans les détails de leurs projets, des délais, de la technologie sans vraiment aborder les éléments clés qui font du changement un succès. Ils oublient que les émotions et les idées l’emportent toujours sur les définitions. La résistance au changement est réelle et doit être combattue.

C’est l’une des causes profondes qui expliquent pourquoi certains plans de communication de projet et d’engagement des personnes échouent. Voyons comment nous pouvons améliorer la planification, le développement et la réalisation de ces activités. Pour augmenter nos chances de succès, nous avons besoin que nos dirigeants et nos équipes de projet s’engagent à rechercher et à comprendre les impacts, à ouvrir des discussions et à accepter les points de vue et positions opposés de leurs employés.

Quelques principes directeurs pour les communications

Compte tenu du point de vue stratégique dont nous avons discuté ci-dessus et de certaines tactiques qui peuvent augmenter l’impact de vos activités de communication et d’engagement, vous trouverez ici-bas quelques principes directeurs que vous devez garder à l’esprit lors de la planification, du développement et de la prestation de communications et activités de mobilisation.

Ces principes directeurs visent à vous aider à devenir de meilleurs communicateurs :

Créez une vision du changement et se concentrer sur le pourquoi

  • Créer une vision partagée du changement, c’est-à-dire à quoi ressemble l’avenir lorsque ce changement est mis en œuvre et quels en sont les avantages.
  • Lors de la conception des activités de communication et d’engagement, commencez toujours par la raison derrière le changement, le « pourquoi » du changement, puis passez au « quoi, quand, qui et comment »
Concentrez-vous sur des messages clés percutants

  • Développer des communications claires, concises et engageantes en communiquant les informations pertinentes aux bons publics et en utilisant les bons canaux.
  • Lorsque vous parlez des avantages du changement, ne les considérez pas uniquement du point de vue de l’organisation. Tenez également compte du point de vue des employés et des gestionnaires touchés. Rappelez-vous « Qu’est-ce que ça m’apporte? » est la première chose qui vous vient à l’esprit lorsque vous entendez parler de changements.
  • Communiquer des messages clés cohérents tout en personnalisant les communications afin que chaque public cible comprenne quels sont les avantages du projet pour eux.
Soyez opportunistes

  • Identifier les meilleures dates pour publier les communications en fonction des opérations d’affaires de vos parties prenantes et des jalons du projet. Certaines organisations ont des périodes d’interdiction pendant lesquelles les communications ne sont pas recommandées.
  • Devancez les rumeurs en ouvrant la discussion sur les différences entre l’état actuel et l’état futur tout en faisant la promotion des résultats positifs.
  • Identifier les meilleures dates de calendrier pour publier les communications en fonction des étapes de propriété et des jalons du projet. Certaines organisations ont des périodes d’interdiction pendant lesquelles la communication n’est pas recommandée.

Déterminez l’expéditeur préféré avec l’impact optimal

  • Faites vos recherches et assurez-vous de déterminer et adopter l’expéditeur privilégié en fonction du type de message et de l’audience.
    • Les messages de haut niveau (par exemple : pourquoi nous changeons et pourquoi maintenant) doivent provenir du sommet de l’organisation.
    • Les réalités d’affaires doivent être appréhendées du point de vue des équipes et dirigées par les gestionnaires de personnel eux-mêmes (par exemple, les messages concernant des changements spécifiques au travail d’une personne doivent provenir de leur supérieur direct.

Choisissez les meilleurs canaux de communication

  • Utilisez les canaux de communication existants pour atteindre efficacement votre public cible. Dans le monde occupé d’aujourd’hui, l’ajout de nouveaux canaux peut compliquer la communication avec les gens alors que nous essayons de rester simple.
  • Favoriser les outils électroniques plutôt que papier, selon la technologie disponible pour chaque intervenant. Oui, certaines organisations s’appuie encore sur la documentation, les guides et les visuels traditionnels, mais tout le monde n’a pas le temps ni la chance de les lire. Envisagez des outils plus flexibles.

En conclusion, la façon dont votre organisation se prépare et réagit sera jugée par les employés, les clients, les fournisseurs et les autres parties prenantes. Se préparer à communiquer efficacement permet d’effectuer des ajustements opérationnels réalistes sont essentiels pour que votre organisation réussisse à gérer tout changement organisationnel.

Avoir des plans pour informer régulièrement les employés et les autres publics est essentiel pour réduire l’incertitude et lutter contre les rumeurs. Les gens sont beaucoup plus compréhensifs lorsqu’ils voient que vous êtes conscient, que vous vous souciez d’eux et que vous prenez des mesures pour minimiser les dommages potentiels. Prenez-le à deux mains et faites de la communication votre priorité.

Vous cherchez des conseils et un coaching pour voir comment vous pouvez mettre en œuvre au mieux une approche avec votre équipe ?

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Stefan

Associé et conseiller stratégique changements et transformation

Connectiviti – Rendre le changement conscient

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